1. Vad är visselblåsning & vem är visselblåsare?

Med visselblåsning menas det att en person ska kunna rapportera om saker som har hänt, händer eller kan hända. Det kan gälla mutor, lagöverträdelser, mutbrott, diskriminering eller annan händelse som är negativ för en person. En person som rapporterar en sådan händelse kallas för en visselblåsare. Visselblåsning ger den person som rapporterar händelsen möjlighet att göra detta utan att själv bli straffad eller på annat sätt lidande för det. Det är viktigt att det finns en mekanism för visselblåsning, eftersom det kan hjälpa till att upptäcka och åtgärda brott som annars skulle kunna fortsätta utan att uppmärksammas.

2. Vilka omfattas av Visselblåsarlagen

Offentliga organisationer ska ha ett visselblåsarsystem liksom alla privata arbetsgivare från 50 anställda för att följa lagen om visselblåsning, lagen kallas ibland för visselblåsarlagen eller Visselblåsardirektivet.

3. System & upplägg för er visselblåsning

Med visselblåsarsystem menas det att en organisation som omfattas av lagen ska ha ett icke definerat system som möjliggör visselblåsning. Vanligast är det att använda en IT leverantör för att klara lagen om anonymitet samtidigt som rättsäkerheten värnas genom anonym tvåvägskommunikation.

4. Detta kräver lagen i detalj

Lagen kräver att en Visselblåsare ska ges möjligheten att visselblåsa genom ett visselblåsarsystem som erbjuder tre olika tillvägagångssätt: Personligt över möte, Muntligt med ljudinspelning eller 100% anonymt. Viktigt är att inte riskera läckor genom post eller otillbörlig datalagring av tex IP nummer som kan röja en visselblåsares identitet. Samtliga tillvägagångssätt måste tillgängliggöras.

5. Dessa måste kunna visselblåsa

De som omfattas av lagen och som ska kunna visselblåsa är Underleverantörer, samarbetspartners, konsulter, befintlig personal, tidigare personal eller samarbetspartners samt volontärer, praktikanter och potentiell personal. Således omfattar det allt ifrån tidigare personal, till nu anställd personal/Underleverantörer/konsulter till personal som potentiellt sett vill söka ett arbete hos er, direkt eller indirekt.

6. Vad är Tillgänglighet

visselblåsarsystemet ska vara tillgängligt och anonymt. Med detta betyder det att samtliga personer som omfattas av visselblåsardirektivet ska ha en enkel möjlighet utan förfrågan att kunna visselblåsa och därmed ha full anonymitet. Således bör ett visselblåsarsystem inte ligga internt då tidigare personal, ev. underleverantörer och andra inte ges en möjlighet att visselblåsa genom det upplägget som ni valt och lagt internt.

7. Utvald grupp som hanterar Visselblåsningar

Om ni som organisation omfattas av visselblåsardirektivet ska ni utse en “icke beroende grupp” som hanterar era ärenden. Denna grupp kan vara intern eller extern och defineras inte vidare i lagen. Således gäller det att ni har ett etiskt arbetssätt där ni värnar visselblåsaren före organisationen i allvarliga fall.

8. Förebygg korruption & JÄV

Det är viktigt att förebygga eventuella situationer inom JÄV. Genom att skapa en enhetlig grupp med olika ansvarsområden så kan gruppen enkelt övervaka systemet tillsammans vilket gör att om tex Ekonomichefen delar ansvar med HR chefen och andra chefer ifall ett Ekonomibrott utfört av ekonomichefen inkommer, då blir det enkelt att tillsammans slå larm. Viktigt är det att INGEN inom systemet kan radera eventuella ärenden, förfrågningar eller ljudinspelningar. För att förhindra jäviga situationer.

9. Rättssäkerhet, arkivering och lagring

Arkiv, uppföljning och utredning måste finnas med säker lagring. För att värna visselblåsaren, er organisation och framtiden är det också viktigt att rättssäkerheten är hög. Det mest kraftfulla verktyget som ni kan använda er av inom visselblåsning / visselblåsarsystem är anonym tvåvägskommunikation vilket gör det enkelt för er att kommunicera, kontrollera och samla information. När ett ärende är avslutat efter valt agerande bör ärendet sparas. En säkerhetsåtgärd som vi har är att alla förfrågningar går genom systemet oavsett om en visselblåsare visselblåser och vill vara anonym eller inte. Alla förfrågningar för personligt möte, muntlig inspelning och anonyma meddelanden samlas i er profil vilket alla utvalda inom er organisation har gemensam tillgång till. Det går inte heller att radera er profil och skulle någon radera användare kan vi alltid återställa hela, eller delar av kontot med avancerad och krypterad backup.

10. Spara tid & pengar

Digitala program hjälper er att öka säkerheten, tidsbesparing och rättssäkerhet. Många vill välja en sådan lösning som vi erbjuder vilket ger våra kunder ett eget system med full insyn och kontroll fritt från dyra jurist & advokatarvoden på löpande räkning.  Många vill också ha en digital lösning med notiser och påminnelser som även skapar full anonymitet för visselblåsaren. Med Smarta notiser behöver inte våra kunder övervaka systemet löpande, utan systemet påminner er som kund när ni behöver agera inom ett nytt eller pågående ärende. Genom att ni inte samlar någon data samtidigt som ni distanserar er från den så lever ni också upp till kravet om 100% anonymitet. Boka en kostnadsfri demo och va igång på 1 arbetsvecka. Kontakta vår ansvariga projektledare på joacim@whistlesecure.com