Rutiner för visselblåsning
För att säkerställa en effektiv hantering av visselblåsning inom er organisation är det nödvändigt att etablera en noggrant utformad rutin som finns i er visselblåsarpolicy, så att era mottagare följer era riktlinjer. Trots att många företag redan har etablerade rutiner så har den nya lagstiftningen från Europaparlamentet inför helt nya krav på organisationer. Därför är det bäst att börja från grunden och skapa en policy som uppfyller alla de nya kraven.
Vår skräddarsydda visselblåsarpolicy innehåller rutiner för utredning och hantering av ett visselblåsarärende. Policyn är helt gratis och finns tillgänglig på flera språk. Ta del av policyn här
Dessa steg behöver ni ta
A. Anta en policy
Välj en visselblåsarpolicy och skräddarsy den för er organisation. Ni kan rådgiva en extern jursit för detta eller ta del av våran gratis policymall. Den innehåller information om rutiner, utredning och vilka som omfattas. Vill du veta mer? Läs mer här
B. Implementera en kanal
Steg två är att implementera en tillgänglig kanal för visselblåsning.
- Implementera en säker kanal för visselblåsning inom er organisation. För att följa lagens alla krav rekommenderar vi att denna är digital.
- Säkerhetsställ att er nya kanal är anonym och förenlig med GDPR.
- Understryk anonymitetens betydelse, IP-nummer bör inte lagras i någon form
C. Utbildning och medvetandegörande
Utbilda er personal
- Skapa en grupp som tar emot ärenden inom visselblåsning. Beroende på er företagsstruktur bör denna vara vara extern eller intern. För att uppfylla kravet om opartiskhet är det inte rekommenderat att aktieägare, VD eller person som kan anes vara partisk hantera ärenden.
- Gå igenom er nya rutin som finns i er policy, använd den som grund.
- Deklarera hur ni utreder och hanterar ärenden inom visselblåsning
Er nya rutin, hantering och utredning inom visselblåsning
Rutin för Ärendeshantering inom Visselblåsning. Ni har nu en utsedd visselblåsargrupp som är oberoende, alltså där Grundare, VD och aktieägare inte ingår. Mottagarna får alltså arbeta inom er organisation.
Steg 1: Mottagande av Rapport
Välj en visselblåsarpolicy och skräddarsy den för er organisation. Ni kan rådgiva en extern jurist för detta eller ta del av våran gratis policymall. Den innehåller information om rutiner, utredning och vilka som omfattas.
- När en visselblåsning rapporteras till er så behöver ni dokumentera datum och tid för mottagandet.
- Bekräfta mottagandet direkt. Detta gör vårt system automatiskt, se funktioner.
Steg 2: Bedömning av ärendet
Er nya rutin och utredning bedömer ärendet. Hos oss ingår gratis extern bedömning av fritt antal ärenden i licensavgiften.
Oftast är ärenden inom visselblåsning generella lagbrott, därför behöver ni samla information i er utredning, detta gör ni genom visselblåsaren. Därefter kan ni rådfråga och ta kontakt med WhistleSecures partner som finns med 30 kontor inom EU. Därefter bör ni skapa en anmälan till berörd myndighet.
Om ni får tillräckligt mycket information som styrker den potentiella risken inom arbetsmiljö, korruption eller liknande. Då behöver ni skyndsamt vidta åtgärder som förhindrar detta, det kan exempelvis vara genom att uppdatera er Code-Of-Conduct eller publicera ett mejl som når berörda i er organisation. När det är klart kan ni meddela visselblåsaren att ni hanterat ärendet, hur ni har hanterat ärendet och att det nu är avslutat.
Vad bör ni göra?
Det kan kännas överväldigande att korrekt definera en visselblåsning och veta hur ni som företag skall agera. För att förenkla för er har vi satt ihop en enkel checklista & utredningsschema för att göra ert arbete enklare. Klicka på knappen nedan för att ta del av detta på din mail.
Hur kan vi hjälpa er?
Vårt mål är att göra det enkelt att följa det nya visselblåsardirektivet. Vill ni har mer information om lagen, eller hur vårt visselblåsarsystem för anonym tvåvägskommunikation fungerar? Kontakta oss, oavsett vad ert ärende gäller!
