Visselblåsarfunktion & pris
Visselblåsar-funktion & pris
Visselblåsarlagen kräver att ni med över 49 anställda ska ha en visselblåsarfunktion, även kallat visselblåsarsystem. Visselblåsarlagen är en viktig del för de globala målen 2030. Detta innebär att även mindre företag genom sina samarbetspartners kan behöva ha en visselblåsarfunktion, även kallat visselblåsarsystem.
Syftet med en Visselblåsarfunktion / Visselblåsarsystem är att göra det enkelt och tryggt att rapportera om saker som inte är etiska eller lagliga. Många företag vill också att deras berörda personer ska visselblåsa om något bryter mot framtagen “code-of-conduct”. Genom lagen ska visselblåsarens anonymitet värnas samtidigt som visselblåsaren blir skyddad mot repressalier eller annan negativ behandling. En visselblåsare är en person som använder sin lagstadgade rätt där visselblåsaren meddelar om det som inte står rätt till. Visselblåsaren använder då en organisations visselblåsarfunktion / visselblåsarsystem för att rapportera antingen anonymt, muntligt eller med en mötesförfrågan. Alla delar ska vara tillgängliga i den organisationen som omfattas av lagen och det är strängt förbjudet att förhindra rapportering eller möjlighet.
Fördelarna med en extern visselblåsarfunktion / visselblåsarsystem är att det blir enkelt för organisationer att säkerhetsställa både de anonyma bitarna men också tillgängligheten, vilket lagen kräver.
En visselblåsarfunktion ska ta hänsyn till GDPR, därför är det inte lämpligt att be visselblåsaren att mejla in sin “anonyma” visselblåsning, detta beror på att mejl lagrar och behandlar avsändarens IP-nummer som enligt GDPR är en indirekt personuppgift, vilket då faller under behandling av personuppgifter.
Vad ska en visselblåsarfunktion och visselblåsarsystem göra?
En visselblåsarfunktion ska vara tillgänglig för indirekt alla, detta beror på att de som ska kunna visselblåsa är konsulter, underleverantörer, praktikanter, volontärer och anställda. Det gäller inte bara nuvarande som arbetar för en organisation, utan det gäller även personer/företag som tidigare har arbetat, eller personer/företag som söker ett arbete. Därför bör en visselblåsarfunktion / visselblåsarsystem som är organisationens visselblåsarkanal göras tillgänglig på hemsidan. Öppet och transparent.
En visselblåsarfunktion ska göra det möjligt att visselblåsa på tre olika sätt;
- 1) Muntligt, per telefon eller ljudinspelning (behöver inte vara anonymt).
- 2) Personligt, ska gå att boka möten ex. Per mejl (behöver inte vara anonymt).
- 3) Anonymt, gärna genom tvåvägskommunikation (ska vara 100% anonymt).
Läs mer om hur man följer lagen och hur ett ärende hanteras.
Utöver detta ska organisationer som omfattas av visselblåsarlagen och som då har en visselblåsarfunktion / visselblåsarsystem återkoppla inom 7 dagar. Detta är ett krav och kravet kallas för “7-dagars regeln”. Om man har en egen manuell lösning “visselblåsarfunktion” innebär det att en organisation ständigt, året om, även under semestern, behöver övervaka alla 3 vägar för att se så att 7-dagars regeln efterlevs. Ett visselblåsarsystem från Whistlesecure hanterar 7-dagars regeln automatiskt.
Compliance: Vid val av underleverantör behöver Artikel 30 i GDPR ses över samtidigt som en DPA reglerar behandlingen av Datan mellan organisation och IT-leverantör. DPA ingår i en visselblåsarfunktion / visselblåsarsystem från whistlesecure.
Varför behövs en visselblåsarfunktion / visselblåsarsystem?
Varför behövs en funktion & system för visselblåsning?
GDPR är grunden i visselblåsarlagen och kraven enligt GDPR blir allt högre. När en organisation skapar sin visselblåsarfunktion / visselblåsarsystem så behöver man göra en laglighetskoll mot GDPR. Om datan som samlas in är lämplig, om ni har stöd för detta och om det faktiskt erbjuds en 100% anonym väg fri från data. Det är viktigt att en visselblåsarfunktion skyddar visselblåsarens anonymitet till det yttersta, för att motverka ev. Skada vid dataläckage eller dataintrång. För att leva upp till kraven om anonymitet enligt visselblåsarlagen (“Visselblåsardirektivet”) så behöver ni på egen hand se att er visselblåsarfunktion faktiskt lever upp till kraven om anonymitet. Ni som organisation är enligt GDPR “Personuppgiftsanasvariga” när ni väljer en visselblåsarfunktion / visselblåsarsystem. Hos oss på WhistleSecure ingår ett Personuppgiftsbiträdesavtal som enligt GDPR reglerar all hantering av data när ni behöver en extern eller intern kanal för visselblåsning, även kallat visselblåsarfunktion eller visselblåsarsystem.
7 dagars regeln
Ni ska enligt lagen återkoppla till visselblåsaren inom 7 dagar med en bekräftelse. Detta gör exempelvis vårt system från WhistleSecure helt automatiskt där ni som kund i systemet enkelt ställer in bekräftelsemeddelandet. Vid manuell hantering av detta behöver ni således övervaka era tre olika vägar för rapportering manuellt varje vecka, för att ni inte ska missa en enda återkoppling till visselblåsaren, vilket lagen kräver.
Muntlig, personlig & anonym rapportering
Ni som organisation ska vid +50 anställda tillhandahålla tre möjliga vägar för visselblåsning i en visselblåsarfunktion / visselblåsarkanal. Dessa är: anonym rapportering, muntlig rapportering och personlig rapportering per mötesförfrågan. Anonym rapportering kan skapas med fysisk post, men då kräver det inköp av kuvert, frimärke och utskrift, vilket kan anses vara “försvårande” enligt frihetsorganisationer. Muntlig rapportering kräver att en visselblåsarfunktion har ett tillgängligt telefonnummer 24/7 eller stöd för bifogande av inspelning. Det ska också gå att boka möten om en visselblåsare vill meddela något mellan “4 ögon”. Detta görs enklast tillgängligt med en anpassad mejladress som är exempelvis “whistleblowing@companyname.com” om man som organisation inte väljer ett system från whistlesecure för endast 39€ / månad.
Tillgänglig visselblåsarfunktion dygnet runt
Enligt lagen (“Visselblåsardirektivet”) får organisationer som omfattas av visselblåsarlagen inte försvåra möjligheten till att visselblåsa. Därför behöver en visselblåsarfunktion / visselblåsarsystem vara tillgängligt dygnet runt, året om, 24/7.
För att göra detta på egen hand behöver ni därför lämpligen köpa ett dedikerat telefonnummer med ett tydligt hälsningsmeddelande som bekräftar att telefonen ska användas till muntlig rapportering (“visselblåsning”), samtidigt som ni skriver ut hur man visselblåser anonymt, samt hur en visselblåsare bokar ett möte. Alla delar ska göras tillgängliga inom er egna “visselblåsarfunktion”.
Fördelen med lagen är att det inte regleras om “hur” en visselblåsarfunktion ska se ut. Däremot innefattar oftast en “egen” visselblåsarfunktion, både kostnader men också löpande manuellt arbete enligt “7-dagars regeln”. Därför kan ett externt och kostnadseffektivt visselblåsarsystem från exempelvis whistlesecure vara en smart väg när ni behöver en funktion / system för visselblåsning, eller visselblåsarsystem.
Journalförande av visselblåsning
Enligt visselblåsarlagen så ska ni ha ett visst journalförande om en rapport (“Visselblåsning”) är korrekt enligt lag där ett allmänt intresse finns. Detta innebär att ni behöver veta: var och när ett ärende mottagits samt besvarats. När ni utreder ett ärende bör ni också skriva i ett externt blad för: “vem som gör vad”, och även “varför”. När ett ärende är avslutat ska detta också lagras i säkert förvar upp till 2 år. Lagring av ärenden görs exempelvis i systemet som WhistleSecure tillhandahåller.
Hur utreds ett ärende & visselblåsning?
Om en rapport har ett allmänt intresse, alltsom om okända personer på andra sidan stan vill veta om ärendet, då är det troligtvis en visselblåsning. Om ärendet handlar om dålig företagskultur, då ska ni genom lämplig uppdatering i organisationen motarbeta framtida händelser, kommunicera ut eventuell åtgärd och arkivera. Om ett ärende (“visselblåsning”) är en lagöverträdelse, då behöver ni samla in bevis som styrker detta för att sedan upprätta anmälan. Inhämtning av bevis kan göras med eller utan visselblåsaren, därefter meddelar ni åtgärd till visselblåsaren och arkiverar ärendet. Vid behov kan också lämpliga jurister kopplas in om ett ärende skulle vara komplext. WhistleSecure samarbetar med Legal500 byråer som kan hjälpa er i Europa.
5 bästa - Visselblåsarfunktion & visselblåsarsystem 2024 (Gratis & betalda)
Visselblåsarfunktion: Fem (5) bästa digitala system för visselblåsning 2024(gratis och med avgift)
Vår lista över de bästa systemen för visselblåsarfunktion / visselblåsarsystem är baserad på pris, användarvänlighet, tillgänglighet, kunder och funktionalitet. I denna jämförelse för de 5 bästa systemen för visselblåsarfunktion / visselblåsarsystem vill vi ge vår bild över branschen. Ha i åtanke att alla leverantörer i denna lista är seriösa aktörer där de på sitt eget sätt tillhandahåller en bra lösning. En detaljerad lista där vi går igenom våra kriterier kan läsas längst. Här är vår lista över de bästa systemen för en visselblåsarfunktion(er).
1. WhistleSecure (Vår #1 rekommendation) GRATIS
WhistleSecure erbjuder sin tjänst helt gratis för små och mellanstora företag. Deras tjänst är en komplett visselblåsarkanal / visselblåsarfunktion. Kunden får en unik länk som kunden enkelt på 5 minuter lägger in på sin hemsida vilket skapar en trygg och anonym väg för visselblåsare. Systemet stödjer: Anonyma, Muntliga och mötesförfrågningar där de inlagda mottagarna i systemet som ska få notiser får tydliga rapporter direkt i mejlen om någon skulle visselblåsa.
En fördel är att allt ingår som exempelvis: Fritt antal mottagare, tillgång till alla språk, enkelheten att ändra design, texter och loggor. Automatiska svar enligt “7 dagars regeln”. Om en organisation är större kostar systemet endast 39 € per månad med dagens priser för 2023.
Om någon visselblåser så kommer de inlagda mottagarna få en tydlig notis i sin mejl. Genom notisen klickar man bara på “Se ditt ärende” och så kan man enkelt kommunicera anonymt och GDPR säkrat med visselblåsaren. För koncerner är lösningen uppskattad eftersom att det är väldigt enkelt att lägga till flera kanaler i visselblåsarsystemet vilket gör att samma visselblåsarfunktion kan användas i flera olika företag eller enheter.
Kort information om visselblåsarfunktion med WhistleSecure
- Låg kostnad med gratis licens för små företag
- Dedikerat personal med all kunskap in-house (Eget visselblåsarsystem).
- Kostnadsfri uppstart, policy och support ingår.
- Har statliga organisationer som användare.
- Boka möte med en representant på WhistleSecure här
Kort information om visselblåsarsystem med WhistleSecure
WhistleSecure erbjuder sin tjänst helt gratis för små och mellanstora företag. Deras tjänst är en komplett visselblåsarkanal / visselblåsarfunktion. Kunden får en unik länk som kunden enkelt på 5 minuter lägger in på sin hemsida vilket skapar en trygg och anonym väg för visselblåsare. Systemet stödjer: Anonyma, Muntliga och mötesförfrågningar där de inlagda mottagarna i systemet som ska få notiser får tydliga rapporter direkt i mejlen om någon skulle visselblåsa.
En fördel är att allt ingår som exempelvis: Fritt antal mottagare, tillgång till alla språk, enkelheten att ändra design, texter och loggor. Automatiska svar enligt “7 dagars regeln”. Om en organisation är större kostar systemet endast 39 € per månad med dagens priser för 2023.
Lagligt stöd & hög säkerhet
WhistleSecures funktion för visselblåsning (visselblåsarsystem) följer lagen. Med allt ifrån 100% EU hosting på ISO27001 certifierade servrar som även är SOC 1/2/3 certifierade, men även till anonymisering och kryptering av IP-nummer. Med WhistleSecure svarar er visselblåsarfunktion automatiskt enligt 7-dagars regeln, vilket lagen kräver att ni gör.
Datalagring, GDPR & Compliance
Data är viktigt, därför har WhistleSecure tagit fram en DPA som är en bilaga till tjänsten vilket gör att sambandet mellan WhistleSecure och den organisationen som använder tjänsten är reglerad i avtal. Detta kallas för “Data Processing Agreement”. Detta ingår för alla kunder, oavsett gratis användare eller betalda.
Tillgång till externa experter och jurister
Med en Visselblåsarfunktion / visselblåsarsystem från whistlesecure så ingår också tillgång till över 1.000 olika jurister inom EU, Norden och Skandinavien. Alla jurister som WhistleSecure kan och får rekommendera är på något sätt kopplade till “Legal500” vilket innebär kunniga och erkända jurister eller byråer. WhistleSecure hjälper enkelt och kostnadsfritt till att komma i kontakt med lämplig jurist vid behov. WhistleSecure står inte för några kostnader när det kommer till juridisk hjälp. Enligt den senaste datan som finns tillgänglig kan man vänta sig 0.5 ärenden per år, per 100 anställda.
2. Whistleblower Software -fr. 70€/m
På andraplats kommer Whistleblower Software som är ett danskt företag som har full koll på den nya lagen. Deras moderna system gör det enkelt att både skapa och testa deras tjänst utan vidare inblandning, personlig hjälp eller betalning. Deras plattform och visselblåsarfunktion är anpassad för GDPR där systemet också är End-To-End krypterat. Det danska företaget har en bra tjänst som används av både små och stora företag.
Det positiva med Whistleblower Software är att de är flera anställda, kan IT och har ett välutvecklat system som går att lita på.
Det mindre positiva med Whistleblower Software är att priset är nästan dubbelt så högt som jämfört med WhistleSecure samtidigt som de inte erbjuder en helt gratis tjänst. Man måste därför betala för att få använda tjänsten, även om man är ett mindre företag.
Summering: Om man vill betala lite mer och vill ha ett system som man enkelt skapar och tar fram på egen hand, då är Whistleblower Software det perfekta valet.
3. Whispli -Ingen tillgänglig prisinformation
Whispli kommer på tredje plats och de har ett beprövat system som används i flertalet länder innanför och utanför EU. Whispli som företag är teknikdrivet där de hjälper olika typer av företag och organisationer med hjälp av deras visselblåsarfunktion / visselblåsarsystem.
Deras system är ett av få som är SOC verifierat vilket ställer oerhört höga krav på både personal och IT-struktur. För vissa företag är detta viktigt om man arbetar med hemliga eller oerhört känsliga uppgifter.
Det mindre positiva med Whispli om man kollar på deras hemsida är att det inte går att se deras priser, man är helt enkelt tvungen att boka ett möte om man vill ta reda på vad det kostar.
4. Questback -Ingen tillgänglig prisinformation
Questback passar företag som kanske har en egen Legal-Tech avdelning, eller egna jurister som kan IT. Fördelen med Questback är att du som användare på egen hand kan skapa en visselblåsarfunktion / visselblåsarsystem. Questback passar företag med en större budget. Deras lösning är digital och modern.
Det mindre positiva med Questback är att det inte ingår något direkt personligt stöd och det är svårt att hitta priser. Det är däremot väldigt enkelt att testa deras tjänst vilket gör det till ett bra alternativ om ni bara behöver något som ni kan komma igång med. Däremot är priserna i det högre segmentet samtidigt som de inte erbjuder en gratis version.
5. WhistleSystem -fr. 49€ /m
Whistlesystem är en visselblåsarfunktion / visselblåsarsystem som också kommer från danmark. Deras visselblåsarfunktion fungerar på olika språk och som följer ISO27001 samt GDPR. De har samarbete med olika typer av företag och tillhandahåller personlig hjälp för er som kund. Deras visselblåsarfunktion är smidig, tydlig och gör det enkelt att logga in både som visselblåsare men också som företagare. Deras visselblåsarsystem är idag tillgängligt på 6 olika språk och de verkar ha en bra närvaro hos mellanstora företag.
En mindre positiv aspekt med deras visselblåsarsystem är att det är dyrt och det går inte att komma igång direkt på deras webbplats.
Övrig information om hur bedömningen och rangordningen har gjorts.
Övrig info om rangordning
De företag som ingår i listan 1 - 5 är välkända och beprövade. Alla företag har sina funktioner som gör att användare kan få en tillgänglig och tydlig funktion för visselblåsning. Det är viktigt att påpeka att det ofta är kundens egna ansvar att följa den nya lagen om visselblåsning med sin vlda visselblåsarfunktion. Enligt vår bedömning och rangordning har vi tittat på:
- Prissättning: Går det att använda tjänsten gratis, vad kostar det i licenskostnad, vilka tilläggskostnader finns det?
- Användbarhet:Är systemet enkelt att använda och fungerar det på olika enheter?
- Beprövat: Vilka används systemet av och hur ser användningen ut i andra länder.
- IT säkerhet:Följer företag exempelvis GDPR och ISO27001? SOC är ofta inget krav så därför är den aspekten relativt nedprioriterad i denna jämförelse.
- Personligt stöd: Finns det hjälp att komma igång, finns det konsulter som hjälper till, eller behöver användaren på egen hand sätta upp sin profil.
Visselblåsning vanliga frågor & svar - FAQ
Är visselblåsarfunktionen gratis?
Ja, om ni är under 50 anställda så kostar inte tjänsten något. Om ni är över det så kostar tjänsten endast 39€ per månad just nu.
Hur börjar jag använda WhistleSecures visselblåsarsystem?
Du kan direkt på hemsidan se alla våra priser, boka demo eller skapa en förfrågan om gratis provperiod. Det är enkelt att komma igång. Läs mer om detta här.
Behöver mitt företag verkligen ha en visselblåsarfunktion eller visselblåsarsystem?
Det vet vi inte, men om du har ditt företag i EU och har över 49 anställda, då är risken stor att du behöver en visselblåsarfunktion / visselblåsarsystem.
Bli compliant för Visselblåsardirektivet med WhistleSecure
Du kan testa oss helt gratis upp till 30 dagar om du vill, om ni är under 50 anställda är det gratis, är ni fler kostar det bara 39€ per månad enligt 2023 års priser. Vi hjälper er att komma igång enkelt.
Är tjänsten gratis?
Ja, om ni är under 50 anställda så kostar inte tjänsten något. Om ni är över det så kostar tjänsten endast 39€ per månad just nu.
